Projekt robót geologicznych powinien spełniać warunki określone przez ustawę (Ustawy Dz.U.2011 Nr 163 poz. 981) i zawierać informacje na temat celu robót geologicznych, sposobu osiągnięcia tego celu, harmonogramu robót geologicznych i przestrzeń w obrębie której mają być te prace wykonywane, oraz czynności jakie należy przedsięwziąć w celu ochrony środowiska, w tym wód podziemnych, by zapobiec szkodom powstałym wskutek wykonywania zamierzonych robót geologicznych.

W zależności od przewidywanej wydajności ujęcia lub stopnia skomplikowania warunków hydrogeologicznych oraz intensywności zagrożeń dla jakości wód przewidzianych do eksploatacji, projekt robót geologicznych zatwierdzany jest przez przez: geologów powiatowych, działających w imieniu starosty, geologów wojewódzkich działających w imieniu marszałka województwa oraz Główny Geolog Kraju w imieniu Ministra Środowiska.

Geolodzy powiatowi zatwierdzają projekty robót geologicznych (oraz dokumentacje geologiczne):
– dotyczące tzw.”małych” ujęć wód podziemnych o zasobach (zapotrzebowaniu) do 50 m3/h,
– odwodnień budowlanych o wydajności do 50 m3/h,
– robót geologicznych w celu wykorzystania ciepła Ziemi,
– warunków hydrogeologicznych w związku z zamierzonym wykonywaniem przedsięwzięć mogących negatywnie oddziaływać na wody podziemne (z wyłączeniem wód leczniczych), w tym powodować ich zanieczyszczenie, oraz negatywnie oddziaływać na środowisko naturalne.

Geolodzy wojewódzccy zatwierdzają projekty robót geologicznych (oraz dokumentacje geologiczne):
– dotyczące tzw.”małych” ujęć wód podziemnych o zasobach (zapotrzebowaniu) przekraczających 50 m3/h,
– odwodnień budowlanych o wydajności przekraczającej 50 m3/h,
– warunków hydrogeologicznych w związku z zamierzonym wykonywaniem przedsięwzięć mogących negatywnie oddziaływać na wody lecznicze.

Główny Geolog Kraju zatwierdza pozostałe projekty robót geologicznych i dokumentacje hydrogeologiczne np.dotyczące badań regionalnych i ponadwojewódzkich, otworów wiertniczych do rozpoznania budowy głębokiego podłoża niezwiązanego z dokumentowaniem kopalin.

Projekt robót geologicznych zostanie zatwierdzony przez urzędników jeżeli jest wykonany rzetelnie przez osoby kompetentne, to jest zgodnie z wymaganiami prawa, wymaganiami ochrony środowiska. Waże by rodzaj i zakres projektowanych robót geologicznych oraz sposób w jaki one będą wykonywane odpowiadał celowi tych robót. Projekt robót geologicznych zatwierdza się na okres do 5 lat, w zależności od celu i zakresu prac.

Po uzyskaniu decyzji o zatwierdzeniu robót geologicznych, należy zgłosić zamiar rozpoczęcia robót do właściwego organu administracji geologicznej, najpóźniej 2 tygodnie przed terminem rozpoczęcia prac.

Prawo geologiczne i górnicze (Ustawa Dz.U.2011 Nr 163 poz. 981) nakłada obowiązek bieżącego dokumentowania przebiegu prac geologicznych w tym robót geologicznych, w tym robót geologicznych, oraz ich wyników. Dokumentacja geologiczna ma zawierać wyniki prac geologicznych, interpretację tych wyników, określenie stopnia osiągnięcia zamierzonego celu wraz z uzasadnieniem.

Jednym z rodzajów dokumentacji geologicznej jest dokumentacja hydrogeologiczna. Poza dokumentacją hydrogeologiczną istnieją też inne rodzaje, np.geologiczno-inżynierska czy geologiczna złoża kopalin.

Dokumentację hydrogeologiczną sporządza się by ustalić zasoby wód podziemnych i właściwości wód podziemnych a także aby określić warunki hydrogeologiczne w związku z zmierzonymi pracami, na przykład:
– warunki hydrogeologiczne związane z zamierzonym wykonaniem odwodnień budowlanych otworami wiertniczymi,
– warunki hydrogeologiczne związane z zamierzonym wykonaniem przedsięwzięć mogących negatywnie oddziaływać na wody podziemne, w tym powodować ich zanieczyszczenie,
– warunki hydrogeologiczne zwiazane z ustanowieniem obszarów ochronnych zbiorników wód podziemnych
– i inne

Dokumentacja hydrogeologiczna, w zależności od celu w jakim została sporządzona, określa:
– budowę geologiczną obszaru,
– warunki hydrogeologiczne obszaru,
– charakterystykę warstw wodonośnych określonego poziomu i inne warunki występowania wód podziemnych,
– właściwości chemiczne, fizyczne wód podziemnych,
– możliwości poboru wód,
– granice projektowanych stref ochronnych ujęć wód podziemnych,
– granice obszarów ochronnych zbiorników wód podziemnych,
– kwestie dotyczące ochrony środowiska konieczne do wzięcia pod uwagę przy działalności dla której jest sporządzona dokumentacja.

Opracowaną dokumentację geologiczną składa się do właściwego organu administracji publicznej np. geologa powiatowego. Aby dokumentacja geologiczna była zatwierdzona, musi odpowiadać wymaganiom prawa, powstać w wyniku działań zgodnych z prawem i odpowiadać stanowi rzeczywistemu, w tym warunkom zagospodarowania wód podziemnych. W wypadku nie spełnienia tych warunków, urząd może nakazać zmianę dokumentacji geologicznej a nawet wykonania dodatkowych prac geologicznych a następnie złożenia dodatku do dokumentacji geologicznej.